Vietrace sẽ gợi ý cho bạn 10 bước cần thiết cho việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Tùy thuộc vào tính chất sự kiện như quy mô, ngân sách và đối tượng tham gia bạn cần điều chỉnh sau cho phù hợp nhất.
Lên ý tưởng chủ đề cho sự kiện
Chọn chủ đề sự kiện và ý tưởng
Để có được ý tưởng cho chủ đề sự kiện thì bạn cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng toàn bộ những thông tin liên quan, truyền tải thông điệp sự kiện và tạo nét khác biệt.
Xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện
Lên thời gian tổ chức sự kiện. Sau đó sẽ tìm kiếm các địa điểm có thể tổ chức và liên hệ tới nhà cung cấp để xem có trống vào ngày đó hay không. Sau khi phân tích và đánh giá thì bạn sẽ chọn địa điểm để tổ chức.
Xác định địa điểm và thời gian tổ chức
Lên timeline chương trình và kịch bản
- Kịch bản tổng quát cho những nội dung có trong chương trình với timeline cụ thể
- Kịch bản cho MC dẫn chương trình sự kiện với chi tiết câu từ
- Kịch bản âm thanh ánh sáng và trình chiếu cho bên đội ngũ kĩ thuật.
Liệt kê hạng mục dùng trong sự kiện
- Nhân sự: MC, PG, nhân sự biểu diễn và hậu cần
- Thiết bị: bàn ghế, ánh sáng, máy chiếu, máy tính, thiết bị âm thanh với chi tiết số lượng và công suất cụ thể
- Dịch vụ: di chuyển bằng gì, ăn uống như nào và nơi lưu trú
- Vật dụng khác: biển tên, bút, tài liệu, giấy…. có số lượng chi tiết
Dự trù các phương án rủi ro
Thiết kế các ấn phẩm và hình ảnh truyền thông cho sự kiện
- Hình ảnh gồm hình 2D và 3D
- Ấn phẩm như là banner, backdrop, standee,… tất cả phải có màu chủ đạo với chủ đề chương trình
Lập kế hoạch truyền thông
Xác định đối tượng truyền thông và lựa chọn phương pháp truyền thông như báo chí, mạng xã hội hay truyền hình…..
Lập kế hoạch truyền thông
Phân chia công việc cho các nhân sự
Bạn phải lên kế hoạch phân chia công việc sự kiện một cách chi tiết và có thời gian cụ thể. Yêu cầu những bộ phận liên quan nghiêm túc thực hiện. Và có sẵn checklist công việc để tiện theo dõi và tránh sai sót.
Lên kế hoạch dự phòng và phương án giải quyết rủi ro
Dù cho bạn có chuẩn bị kĩ lưỡng thì sự cố vẫn luôn xảy ra bất ngờ. Do đó bạn cần phải có dự án dự phòng để giải quyết. Nhằm hạn chế rủi ro thì bạn nên tiến hành tổng duyệt trước sự kiện 1-2 ngày để kịp thời giải quyết các phát sinh.
Tiêu chí đánh giá hiệu quả sự kiện
Xây dựng tiêu chí đánh giá sự kiện hiệu quả
Những tiêu chí có thể được xây dựng dựa trên mục đích tổ chức ban đầu. Nếu các tiêu chí chưa đạt thì nên xem xét nguyên nhân nằm ở đâu để tiện cho việc phân tích và đánh giá.
Dự trù kinh phí
Bạn nên lập một bảng kế hoạch ngân sách chi tiết nhất cho sự kiện. Dựa vào đó mà lên kế hoạch cho phù hợp cho chương trình.
Trên đây là 10 bước chúng tôi gợi ý cho bạn về việc tổ chức sự kiện. Vietrace là công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp mà bạn nên tham khảo. Nếu bạn có nhu cầu tổ chức thì hãy liên hệ với chúng tôi để nhận được sự hài tốt nhất.
