Để đánh giá một sự kiện có chất lượng hay không người ta thường nhìn vào chất lượng khách mời, quy mô tổ chức và không khí tổ chức. Ba yếu tố trên vẫn là yếu tố chính, ngoài ra còn có những yếu tố khác nữa. Cùng xem đó là yếu tố gì nhé!
1. Mời đúng đối tượng quan tâm đến sự kiện
Mỗi nhóm đối tượng sẽ phù hợp với từng sự kiện khác nhau và bạn có quyền lựa chọn ra cho mình những khách mời phù hợp nhất với sự kiện sắp tổ chức. Tình huống xấu nhất chính là khách hàng đến tham dự cho vui chứ không quan tâm tới sản phẩm hay dịch vụ mà bạn giới thiệu.
Mời đúng đối tượng quan tâm đến sự kiện
2. Phối hợp tốt với nhà cung cấp ăn ý
Cho dù sự kiện của bạn tổ chức lớn hay nhỏ thì cũng sẽ cần sự hỗ trợ từ những nhà cung cấp khác nhau và khách hàng của họ cũng sẽ hỗ trợ cho sự kiện của bạn. Đây chính là cách mà bạn có thể mở rộng danh sách đối tác tiềm năng. Bạn cần tìm cho mình những nhà cung cấp phù hợp thông qua các mối quan hệ cá nhân.
Phối hợp ăn ý với nhà cung cấp
3. Chuẩn bị số lượng khách dự phòng
Nếu là một sự kiện miễn phí thì bạn nên mời nhiều hơn 40% còn nếu có thu phí thì khách đến tham dự sẽ nhiều hơn số đăng ký. Nếu bạn có ý định mời khách VIP hãy tìm đến các nhân vật nổi tiếng trong lĩnh vực đó. Dĩ nhiên những người này thường rất khó mời nhưng nếu mời được họ thì bạn sẽ có thể thêm nhiều vị khách.
4. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý
Các địa điểm khác nhau sẽ phù hợp với từng nhóm công chúng khác nhau. Bạn hãy tính toán đến những phương án và thời gian di chuyển. Bạn nên dự trù tất cả các trường hợp có thể xảy trong khi di chuyển như sự kiện tổ chức có quá xa với khách mời không? Nếu sự kiện kết thúc trễ thì khách mời sẽ về bằng gì?
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý
5. Hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Bởi vì một công ty chuyên nghiệp sẽ xử lý tốt các tình huống xảy ra và giúp bạn triển khai ý tưởng một cách tốt nhất. Không những vậy, công ty chuyên nghiệp sẽ cung ứng cho bạn dàn nhân sự tốt nhất để hỗ trợ sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Hợp tác với nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
6. Chuẩn bị quà miễn phí dành cho khách mời
Tạo ra những thứ miễn phí chính là cách trực tiếp đánh vào tâm lý của khán giả. Hầu như khi nghe thấy các cụm từ miễn phí, giảm giá, khuyến mãi thì ai cũng sẽ tò mò và hứng khởi. Bạn có thể miễn phí vé vào cổng sự kiện, tuy làm sự kiện thất thu nhưng lại quảng bá được thương hiệu của mình đến với khách hàng.
7. Đẩy mạnh truyền thông cho sự kiện
Hãy tạo ra các bản tin để chia sẻ rộng rãi thậm chí là các teaser, trailer,… về chương trình của bạn. Song song việc PR thì cũng nên dán các poster, băng rôn, đặt standee ở những nơi tập trung đông người, đưa thông tin sự kiện lên trang web của công ty để đảm bảo thông tin luôn được cập nhật thường xuyên.
Đẩy mạnh truyền thông cho sự kiện
Công ty tổ chức sự kiện Vietrace luôn sẵn sàng đội ngũ nhân viên để lên ý tưởng, thiết kế cũng như chuẩn bị sự kiện của khách hàng diễn ra một cách tốt nhất. Hãy liên hệ ngay với Vietrace để chắc chắn bạn có một buổi sự kiện thành công
