Hiện tại chúng ta đang trở lại với xã hội BÌNH THƯỞNG MỚI sau đại dịch và thế giới sự kiện bỗng nhiên được chia làm 2 cực: một bên thích những hoạt động sự kiện tương tác trực tiếp để trọn vẹn cảm xúc khi tham dự ( face to face event) và nửa còn lại chọn cách tương tác trực tuyến thực tế ảo thông qua các công cụ online nhằm đảm bảo an toàn, tiết kiệm chi phí và tiếp cận được nhiều người hơn như chúng ta đã làm rất tốt trong đại dịch vừa qua. Từ những nhu cầu đó HYBRID EVENT ra đời để mang đến những trải nghiệm chân thật nhất nhưng vẫn có thể đảm bảo kết nối an toàn cũng như tối ưu về mặt hiệu quả và chi phí tổ chức.
Định nghĩa HYBRID EVENT là gì?
HYBRID EVENT có rất nhiều định nghĩa khi tìm kiếm trên mạng internet, tuy nhiên dựa vào kinh nghiệm của mình VietRace xin được định nghĩa HYBRID EVENT đơn giản như sau:
– HYBRID EVENT – sự kiện KẾT HỢP là thể loại sự kiện kết hợp giữa offline ( face to face event – sự kiện trực tiếp) và online ( virtual event – sự kiện trực tuyến).
– Các thành viên cùng tham dự 1 sự kiện nhưng không cầu phải tập trung tại 1 điểm, qua đó tiết kiệm phần nào chi phí logistic cho sự kiện và đảm bảo sự an toàn theo quy định phòng dịch. Các đầu cầu sẽ được kết nối với nhau qua hoạt động livestream trực tiếp.
– Trải nghiệm về tương tác trực tiếp cũng như những hiệu ứng thực tế ảo trong sự kiện vẫn được đảm bảo mang đến sự ấn tượng cao nhất cho sự kiện
Với những đặc tính ưu việt đó, dưới đây sẽ là 7 lý do để HYBRID EVENT trở thành xu thế sự kiện của tương lai sau đại dịch:
1. Hybrid Events: Tăng số lượng tiếp cận và số thành viên tham dự
Với Hybrid Event, sự kiện của bạn có thể tiếp cận số lượng lớn người tham dự, xét cả khán giả offline và khán giả online. Sự kiện offline có thể dẫn đến những hạn chế về quy mô của địa điểm diễn ra sự kiện và số lượng người tham gia có thể tham dự. Với các sự kiện Hybrid, bạn có thể có cùng một số lượng người tham gia online hoặc nhiều hơn số lượng dự kiến cho offline. Bằng cách này, bạn có thể tăng phạm vi tiếp cận và tối đa hóa công suất sự kiện của mình. Hơn nữa, sự kết hợp này cho phép những người tham dự không thể có mặt trực tiếp tại các địa điểm này, có thể tham gia sự kiện thông qua một nền tảng trực tuyến. Điều này giúp ích cho các sự kiện hội nghị, hội thảo có các diễn giả ở nhiều nơi trên thế giới có thể tương tác vô cùng dễ dàng và trực quan đến các thành viên tham dự sự kiện.
Hybrid Events: Tăng số lượng tiếp cận và số thành viên tham dự
2. Tối ưu hóa ngân sách sự kiện với Hybrid Event
Các sự kiện offline có chi phí đáng kể và nếu càng có nhiều người tham dự sự kiện của bạn, thì những chi phí đó càng cao. Các sự kiện Hybrid Event sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách giảm số lượng người tham dự trực tiếp, điều này sẽ giúp giảm chi phí đi lại, địa điểm, ăn uống và các chi phí khác. Tuy nhiên, các nhà lập kế hoạch vẫn cần cân nhắc chi phí cho thành phần ảo của sự kiện như nền tảng trực tuyến, âm thanh và camera cần thiết để truyền tải nội dung sự kiện tới những người tham gia từ xa một cách hiệu quả nhất. Mặc dù vậy, chi phí của phân khúc ảo sẽ thấp hơn so với thành phần trực tiếp. Đối với những người tham gia, tham gia trực tuyến cũng mang lại lợi nhuận, vì tất cả những gì họ cần là kết nối internet ổn định và tất cả đều đã sẵn sàng cho những cảm xúc bùng nổ!
Tối ưu hóa ngân sách sự kiện
3. Tương tác tốt hơn với người tham dự
Việc bổ sung yếu tố ảo vào sự kiện của bạn sẽ mở rộng cơ hội tương tác của bạn với khán giả, không chỉ trong sự kiện mà còn trong thời gian sau đó. Người tham dự ảo có thể tham gia tích cực từ thiết bị di động, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn của họ. Điều này có nghĩa là, họ có thể bình luận, đặt câu hỏi, chia sẻ và thích, cũng như tương tác với những người tham gia khác. Việc tham gia các hoạt động trực tuyến này không chỉ dành riêng cho những người tham gia từ xa mà còn dành cho những người tham dự trực tiếp. Trong khi ở địa điểm diễn ra sự kiện, họ có thể nhanh chóng kết nối với những người tham dự ảo và tham gia vào các hoạt động trực tuyến tương tự được liệt kê ở trên. Thông thường, thông qua một ứng dụng sự kiện sẽ kết nối tất cả những người tham dự sự kiện..
Tương tác tốt hơn với người tham dự
4. Nhiều cơ hội kêu gọi tài trợ khi tổ chức Hybrid Event
Các sự kiện Hybrid Event sẽ mang lại nhiều cơ hội tài trợ hơn vì những lý do khác nhau. Với việc gia tăng phạm vi tiếp cận tham gia ảo, sẽ có nhiều người tham dự hơn và do đó, các nhà tài trợ sẽ có thể tiếp cận lượng khán giả lớn hơn. Các nhà tài trợ cũng sẽ có khả năng tham gia sự kiện bằng cách thiết lập các gian hàng sự kiện ảo và cuối cùng là thuyết trình qua hội nghị truyền hình. Ngoài ra, một sự kiện kết hợp cho phép bạn có nhiều nhà tài trợ hơn, bên cạnh những nhà tài trợ cho địa điểm tổ chức sự kiện, do thành phần kỹ thuật số của sự kiện
Nhiều cơ hội kêu gọi tài trợ
5. Giảm ảnh hưởng đến môi trường
Đi du lịch là một trong những yếu tố đóng góp đáng kể nhất vào lượng khí thải CO2 (Nguồn: World in Data) và các sự kiện trực tiếp sẽ luôn yêu cầu đi lại ngắn hoặc dài để đến địa điểm diễn ra sự kiện. Điều này mở ra khả năng tổ chức sự kiện với tư duy bền vững đồng thời tăng khả năng tiếp cận của bạn đến các thành phố và quốc gia khác. Đối với những người tham dự quan tâm đến việc giảm ảnh hưởng đến môi trường, họ có cơ hội tham gia trực tuyến sự kiện ảo. Điều này sẽ cho phép những người tham dự trở thành một phần của sự kiện, có lợi ích giống như bất kỳ người tham gia nào khác, đồng thời thực hiện một hoạt động có trách nhiệm nhằm giảm lượng khí thải carbon.
Giảm ảnh hưởng đến môi trường
6. Cơ hội marketing khổng lồ từ Hybrid Event
Những lợi thế về sự tham gia của các sự kiện Hybrid Event cũng dẫn đến các cơ hội tiếp thị rất lớn. Sau khi các nhà tiếp thị thiết lập đối tượng mục tiêu của họ cho sự kiện, họ sẽ có thể tận hưởng một số đặc quyền đã được đề cập trong bài viết này. Đầu tiên, mục tiêu của họ sẽ được phóng đại về con người, có nghĩa là họ sẽ tiếp cận và tối đa hóa tác động của mình đối với khán giả. Họ sẽ có quyền truy cập vào tất cả các phản hồi, các phiên được ghi lại và dữ liệu đã nhận được trong suốt sự kiện. Điều này cũng có nghĩa là họ có khả năng phân tích nội dung đó và nếu kết quả đạt được thỏa mãn, hãy sử dụng nội dung đó để tạo các chiến dịch tiếp thị quảng cáo cho sự kiện tiếp theo.
Cơ hội marketing khổng lồ
7. Hybrid Event Mang tính linh hoạt cao
Cuối cùng, các sự kiện Hybrid Event có khả năng giải quyết rất nhiều vấn đề gặp phải của sự kiện offline hoặc online. Nếu bạn đang có một sự kiện trực tiếp và nếu một số trường hợp nhất định khiến bạn không thể tham dự sự kiện tại nơi tổ chứ, thì các sự kiện hybrid có thể cứu vãn điều đó!. Ví dụ, gần đây, các hạn chế của Covid đã thay đổi rất đột ngột và do đó, rất khó để người tham gia đảm bảo sự hiện diện của họ. Nếu bạn đang tham dự hoặc tổ chức một sự kiện Hybrid, bạn sẽ luôn có kế hoạch dự phòng! Bạn sẽ có khả năng chuyển một số người tham dự trực tiếp thành người tham gia ảo. Bằng cách đó, sẽ không cần phải hủy bỏ sự kiện và lo lắng về chi phí tài chính quá lớn.
Mang tính linh hoạt cao
LỜI KẾT
Bảy lập luận được trình bày ở trên chỉ là một số trong nhiều lý do tại sao các sự kiện KẾT HỢP (HYBRID EVENT) lại đáng giá với các đặc điểm bền vững, có lợi nhuận và dễ tiếp cận của chúng. Các lợi ích khác của việc tổ chức sự kiện kết hợp bao gồm truy cập dễ dàng hơn vào dữ liệu từ những người tham dự trực tiếp và từ xa thông qua các cuộc khảo sát; cơ hội để ghi lại sự kiện của bạn và sử dụng lại cho các mục đích riêng biệt; đảm bảo sự bảo mật và an toàn cho những người tham dự có liên quan rõ ràng đến Covid-19 và các hạn chế do chính phủ của họ áp đặt.
LỜI KẾT
Với điều này đã nói, chúng tôi khuyên bạn nên khám phá cơ chế họp sáng tạo này và ngạc nhiên với kết quả các sự kiện của bạn. Hãy trở thành một phần của tương lai!
