Tùy vào tính chất của mỗi loại sự kiện mà nhà tổ chức sự kiện cần đề xuất những địa điểm phù hợp. Không những vậy, về quy mô cũng như thành phần khách mời là một yếu tố đáng phải xem xét khi chọn địa điểm. Vietrace sẽ gợi ý những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
Vị trí tổ chức phải phù hợp với đối tượng tham gia trong sự kiện
Trước khi lựa chọn địa điểm tổ chức thì bạn cần phải khảo sát trước trung tâm đó để biết địa điểm đó có thuận lợi cho việc đi lại không. Nơi chọn những địa điểm không nhất thiết là ở trung tâm thành phố những phải có giao thông thuận tiện cho việc đi lại.
Tuy nhiên, với những hội nghị diễn ra dài ngày thì bạn cần lưu ý đến việc bố trí chỗ ở cho khách ở xa ngay tại khách sạn hay resort cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Tùy vào đối tượng tham gia sự kiện mà lựa chọn địa điểm thích hợp
Luôn có dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện
Nếu bạn muốn tổ chức tiệc ăn uống mà không muốn dùng tiệc chung với sự kiện thì việc chọn một địa điểm gần với các nhà hàng sang trọng có chất lượng phục vụ tốt là điều cần thiết.
Ngoài ra việc có các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức sẽ giúp nhà tổ chức có cái nhìn tổng quát hơn về khu vực sự kiện diễn ra và chủ động hơn khi xử lý các tình huống phát sinh bất chợt trong sự kiện.
Không gian tổ chức phải đáp ứng được các yêu cầu của sự kiện
Bạn nên khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện bao gồm sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang và các khu vực có liên quan. Nếu như sự kiện bạn có quy mô lớn thì hãy tìm một nơi đủ rộng để làm cho khách tham sự luôn thoải mái và cũng tiện cho việc công tác. Tuy nhiên, với các sự kiện tổ chức theo dạng mở cửa tự do thì nên tìm một địa điểm có nhiều phòng để thay đổi được các phương án khi cần thiết.
Không gian tổ chức phải đáp ứng đủ số lượng khách mời không quá chật cũng không quá dư
Luôn luôn khảo sát các dịch vụ đi kèm
Ngoài việc khảo sát địa điểm tổ chức có trang bị đầy đủ những dịch vụ đi kèm như âm thanh, ánh sáng, sân khấu hay thiết bị trình chiếu,… thì các dịch vụ đi kèm theo cũng là một điều đáng lưu tâm. Chính là tiệc teabreak trong thời gian giải lao. Một địa điểm cung cấp được nhiều dịch vụ sẽ tốt hơn so với những nơi chỉ phục vụ một hội nghị đơn thuần.
Luôn tính toán cẩn thận về chi phí tổ chức sự kiện
Tính toán về chi phí tổ chức sự kiện
Bạn nên tham khảo giá cả của nhiều nơi khác nhau trước khi đưa ra quyết định chính thức. Chất lượng dịch vụ và giá cả luôn là những yếu tố mà bạn nên đưa ra để so sánh giữa các địa điểm với nhau. Do đó mà bạn nên dành nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm và phân tích để tìm ra được những địa điểm phù hợp.
Mức độ đảm bảo an toàn cho khách mời đến tham dự sự kiện
Một điểm phải lưu ý cực kỳ cho các nhà tổ chức sự kiện là địa điểm tổ chức phải an toàn cho mọi người tham dự. Bạn cần phải tìm hiểu kỹ về công tác phòng cháy chữa cháy cũng như các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm đó hay không. Bạn cũng nên quan tâm thêm các cơ quan chức năng như đồn cảnh sát, bệnh viện xung quanh để có thể liên hệ khi khẩn cấp.
Khu vực để xe phải thuận tiện cho việc đi lại của khách mời
Lưu ý về khu vực để xe
Bạn cần lưu ý về khu vực để xe vì có một số địa điểm đặc thù sẽ không có bãi xe hoặc bãi xe rất xe. Điều này sẽ làm cho khách tham dự cảm thấy bất tiện.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ ảnh hướng đến toàn bộ quá trình trong sự kiện. Do đó mà bạn cần phải khảo sát địa điểm kỹ càng và lựa chọn hợp lý. Vietrace với kinh nghiệm nhiều năm trong nghề sẽ nỗ lực mang đến cho bạn dịch vụ tốt nhất với chi phí tối ưu nhất.
