Trong bài viết này hãy cùng với Vietrace khám phá ra quy trình tổ chức sự kiện theo các bước cơ bản, để từ đó bạn có thể dễ dàng hơn trong việc hoạch định để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công gây ấn tượng với khách mời. Hãy cùng Vietrace tìm hiểu các bước trong quy trình nhé!
Xác định mục đích, mục tiêu và loại hình của sự kiện
Từng loại sự kiện sẽ có tính chất và đặc điểm khác nhau. Tùy vào từng nhu cầu mà xác định mục đích của việc tổ chức và các mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện cho phù hợp. Thiết lập mục tiêu càng rõ ràng thì sẽ càng dễ dàng hơn trong việc thực hiện và đo lượng những hiệu quả của chương trình.
Lên kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Dựa vào những mục tiêu đã đề ra mà lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện như là thời gian diễn ra, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện và nội dung chính của sự kiện,.. Có thể xem đây như là một bản phác thảo chung để có cái nhìn bao quát hơn cho toàn bộ chương trình.
Lập ra kế hoạch cụ thể cho sự kiện trực tuyến
Khảo sát để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Không phải lúc nào cũng sẽ tổ chức sự kiện trực tuyến tại văn phòng của công ty. Thông thường chỉ có các sự kiện mang tính nội bộ hay là quy mô nhỏ thì mới tận dụng những địa điểm có sẵn để tổ chức.
Còn riêng đối với những sự kiện có quy mô lớn, cần có không gian lớn hơn kèm theo những yêu cầu dành riêng cho việc tổ chức sự kiện trực tuyến. Tuy sự kiện trực tuyến không cần không gian quá lớn nhưng phải luôn đảm bảo các yêu cầu về máy móc, thiết bị âm thanh, ánh sáng và quan trọng nhất chính là tốc độ đường truyền internet,..
Lựa chọn nền tảng công nghệ sẽ dùng cho sự kiện trực tuyến
Hiện nay có rất nhiều người dùng tổ chức sự kiện trực tuyến. Tuy nhiên, cần phải dựa vào loại hình sự kiện bạn sắp tổ chức để có thể lựa chọn ra nền tảng đáp ứng được tốt nhất các yêu cầu tổ chức.
Nếu sự kiện trực tuyến hay sự kiện hỗn hợp chỉ nhằm quảng bá thêm cho chương trình hay sản phẩm thì nên dùng các mạng xã hội phát trực tiếp như là youtube, facebook, twitter, instagram,.. Còn đối với những sự kiện như hội thảo, hội nghị thì cần nhiều tính năng hơn thì có thể nhắc đến như là Zoom, Google Handout, Zoho Meeting,…
Tùy vào mục đích sự kiện mà lựa chọn nền tảng cho thích hợp
Quảng bá và truyền thông cho sự kiện trực tuyến
Truyền thông và quảng bá cũng là một phần quan trọng khi tổ chức sự kiện trực tuyến. Nhà tổ chức có thể thông qua mạng xã hội để quảng bá hoặc thông qua các kênh truyền thông khác.
Viết kịch bản sự kiện
Nếu như trong sự kiện trực tiếp kịch bản được viết liền mạch uyển chuyển thì trong sự kiện trực tuyến kịch bản được xem là khâu quan trọng nhất. Bởi vì người tham dự sẽ bị thu hút và giữ chân lại bởi nội dung chính của chương trình.
Kịch bản sự kiện trực tuyến cần phải chăm chút kỹ lưỡng vào từng nội dung. Đồng thời cũng nên lồng ghép các yếu tố bất ngờ để tạo thêm điểm nhấn cho sự kiện.
Viết kịch bản cho sự kiện phải thu hút người tham dự
Thực hiện triển khai các hạng mục sự kiện
Dựa trên kế hoạch tổng thể thì ban tổ chức cần phải triển khai từng hạng mục cho các bộ phận liên quan theo deadline đã được thống nhất. Một ưu điểm lớn của sự kiện trực tuyến là giảm bớt được hạng mục thi công, F&B,.. mà thay vào đó là tập trung vào việc sản xuất và truyền thông.
Kiểm tra và đánh giá hiệu quả sau sự kiện
Để có thể đánh giá được sự kiện thì cần phải dựa trên KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá. Đồng thời cũng cần phải họp team sau sự kiện để đưa ra nhận xét và rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo.
Kiếm tra và đánh giá lại sự kiện ngay khi kết thúc
Trên đây là tất cả những quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến được trình bày chi tiết. Để có một sự kiện trực tuyến thành công và tốt đẹp thì cần phải thực hiện đúng quy định.
Vietrace với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sự kiện cùng đội ngũ chuyên viên năng động và sáng tạo, nắm bắt nhanh xu thế công nghệ luôn nỗ lực đem đến sự kiện tốt nhất cho bạn. Hãy liên hệ ngay hotline 093 876 59 21 để được hỗ trợ và tư vấn tốt nhất.
