Trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch Covid-19 thì hầu hết các cuộc họp trực tiếp thông thường đều được thay thế thông qua hình thức trực tuyến. Trong đó việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm hay tập hợp và bàn bạc đều sẽ thực hiện thông qua các sự kiện trực tuyến.
Tất nhiên, việc tổ chức sự kiện trực tuyến không đơn giản chỉ là chuyển mọi thức sang hình thức ảo. Mà là có rất nhiều thức cần chuẩn bị để làm sự kiện được diễn ra một cách suôn sẻ, đồng thời cũng sẽ thu hút khách hàng. Với mục tiêu đó mà Vietrace sẽ chia sẻ cho các bạn biết về 6 lưu ý quan trọng trong tổ chức sự kiện trực tuyến để không gặp bất cứ trở ngại gì.
Cần phải kiểm tra các yếu tố kỹ thuật kỹ càng
Trước khi bắt đầu thì cần phải kiểm tra các yếu tố kỹ thuật
Bạn cần phải tìm hiểu tất cả những yếu tố chức năng kỹ thuật mà bạn sẽ sử dụng, sau đó sẽ chọn ra các tính năng phù hợp nhất với sự kiện. Đối với những bài diễn thuyết hoạt động tốt nhất nên để ở chế độ ngang ( landscape mode), tuy nhiên bạn cũng cần phải chú ý để đưa ra sự lựa chọn tùy thuộc vào nền tảng sử dụng cũng như sở thích của khách hàng. Vì thế nên luyện tập sử dụng theo 2 cách. Bằng cách đó thì kể cả đến những yêu cầu họp vào phút cuối bạn cũng vẫn có thể dễ dàng thực hiện được.
Cách để đặt camera hợp lý là nên tìm một nơi có bề mặt bằng phẳng, không gian ổn định và chống rung. Khoảng cách tốt nhất sẽ để đặt camera là 12 – 18 inch.
Lựa chọn phong nền và trang phục đơn giản
Khi tổ chức sự kiện trực tuyến cũng cần phải chuẩn bị trang phục lịch sự
Điều này thì nghe có vẻ hiển nhiên nhưng không nên chọn các loại quần áo có nhiều màu hay quá sáng hoặc quá tối sẽ không thích hợp. Bởi vì khoảng thời gian chú ý ở môi trường trực tuyến thường ngắn. Vì thế khán giả dễ bị phân tâm với môi trường mới lại. Nên giữ trang phục đơn giản nhưng vẫn thông minh và chuyên nghiệp.
Địa điểm tổ chức sự kiện trực tuyến phải hợp lý
Nên chọn một căn phòng yên tĩnh và có đầy đủ ánh sáng. Cần chuẩn bị phông nền cá nhân hóa theo logo của khách hàng, tức là phông nền kết hợp giữa biểu trưng của doanh nghiệp bạn và khách hàng. Việc đó sẽ giúp nâng cao khả năng hiển thị thương hiệu, nâng tầm mức độ chuyên nghiệp và tăng mức nổi bật khi trình bày.
Lựa chọn căn phòng yên tĩnh và đầy đủ ánh sáng
Trước khi bắt đầu sự kiện thì nên khắc phục sự cố có thể xảy ra
Bất kỳ ai cũng không muốn sẽ trở thành người tham dự mờ nhạt, rời khỏi sự kiện hay đặt những câu hỏi khó nghe như “Bạn có thể nhìn/nghe thấy tôi không?”. Vì vậy hãy luôn đảm bảo rằng hệ thống Wifi đủ mạnh, bất kỳ nền tảng nào thì việc phát nội dung chính xác, mức âm thanh và micro đều phải được tối ưu hóa. Công nghệ có thể thay đổi thất thường tùy vào các thời điểm, do đó thì cần phải lên lịch sớm trước 15 phút thời gian họp để có thể chuẩn bị và xử lý nhanh gọn các sự cố có thể xảy ra.
Luôn tương tác với nhau khi tham gia sự kiện trực tuyến
Trong sự kiện trực tuyến hãy luôn lưu ý ưu tiên tương tác với khán giả
Đừng chỉ mãi nói chuyện với người tham gia trong toàn bộ thời gian diễn ra sự kiện. Hãy tạm dừng và tạo ra các hoạt động mang tính tương tác giữa người tham dự với ban tổ chức và những tham dự với nhau. Điều này bạn cũng có thể thực hiện thông qua chuyên mục Q&A đã được lên lịch, các cuộc thăm dò ý kiến hoặc các hoạt động trực tiếp mà người tham dự có thể thực hiện ngay tại nhà.
Luôn tự tin vào phong thái làm việc của bản thân
Hãy luôn tự tin vào phong cách làm việc của bản thân
Nên tập trước nội dung và lặp đi lặp lại nhiều nhất có thể để đến khi thực hiện bạn sẽ cảm thấy thoải mái nhất. Ngồi thẳng lưng, mỉm cười và nhìn thẳng vào mắt mọi người bạn sẽ tự tin hơn rất nhiều theo cách đó đấy.
Còn nếu bạn là người tham dự? Hãy chứng tỏ bạn đang hòa mình vào bài diễn thuyết bằng nụ cười tươi và những cái gật đầu thường xuyên nhé!
Hiện nay việc tổ chức sự kiện trực tuyến đều đang được phổ biến. Chính vì thế đừng để bị bỏ lại phía sau với những công nghệ, nền tảng và nội dung lỗi thời. Hãy luôn dành thời gian tìm hiểu về công nghệ kỹ thuật mời, làm lại nội dung cũng như cấu trúc bài thuyết trình. Vietrace mong là bạn sẽ thuận lợi trong việc tổ chức sự kiện trực tuyến thông qua những chia sẻ trên.
